Kebijakan Privasi

Digital Office - Kementerian Perhubungan Republik Indonesia

Terakhir diperbarui: 26 October 2026

1. Pengantar

Digital Office adalah Portal Layanan dan Data terintegrasi milik Kementerian Perhubungan Republik Indonesia yang dirancang untuk mendukung efisiensi kerja, transparansi informasi, dan pengambilan keputusan berbasis data.

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi informasi pribadi Anda ketika menggunakan layanan Digital Office. Dengan menggunakan layanan kami, Anda menyetujui pengumpulan dan penggunaan informasi sesuai dengan kebijakan ini.

2. Informasi yang Kami Kumpulkan

2.1 Informasi Pribadi

Kami mengumpulkan informasi pribadi berikut:

  • Nama lengkap
  • Nomor Induk Pegawai (NIP)
  • Alamat email resmi (@kemenhub.go.id)
  • Unit kerja/instansi
  • Jabatan dan tingkat kepangkatan
  • Nomor telepon (jika diperlukan)
  • Foto profil (opsional)
  • Akses lokasi presisi (GPS/jaringan) saat aplikasi aktif atau di latar belakang (background) untuk presensi kehadiran

2.2 Data Wajah

Kami juga mengumpulkan informasi data Wajah untuk keperluan operasional:

  • Foto wajah
  • Passive Liveness
  • Face Embedding

2.3 Informasi Teknis

Kami juga mengumpulkan informasi teknis untuk keperluan operasional:

  • Alamat IP
  • Informasi browser dan perangkat
  • Log aktivitas sistem
  • Data penggunaan aplikasi
  • Cookies dan teknologi serupa

3. Penggunaan Informasi

Informasi yang dikumpulkan digunakan untuk:

  • Menyediakan dan mengelola layanan Digital Office
  • Mengautentikasi dan mengotorisasi pengguna
  • Memproses permintaan layanan
  • Meningkatkan kualitas layanan dan pengalaman pengguna
  • Mengirim notifikasi penting terkait layanan
  • Memenuhi kewajiban hukum dan regulasi
  • Melakukan analisis dan pelaporan untuk kepentingan organisasi
  • Memastikan keamanan sistem dan mencegah penyalahgunaan

4. Penggunaan Data Wajah

Kami menggunakan teknologi verifikasi wajah untuk mendukung proses presensi dan verifikasi identitas pegawai.

Pengumpulan dan pemrosesan data wajah dilakukan karena diperlukan untuk pelaksanaan fungsi presensi, verifikasi identitas pegawai, keamanan sistem, serta pemenuhan kewajiban administrasi internal Kementerian Perhubungan.

Dalam Kebijakan Privasi ini, "Data Wajah" mencakup foto wajah, informasi hasil passive liveness detection, dan face embedding yang diproses oleh aplikasi.

4.1 Data Wajah yang Dikumpulkan

Pada saat menggunakan fitur presensi, aplikasi dapat mengumpulkan:

  • Foto wajah hanya diambil ketika pengguna secara sadar menggunakan fitur presensi atau verifikasi identitas. Aplikasi tidak mengambil foto wajah secara otomatis di luar penggunaan fitur tersebut.
  • Informasi hasil deteksi liveness (kehadiran fisik) untuk memastikan bahwa pengguna merupakan orang yang benar-benar hadir di depan kamera.
  • Face embedding (representasi numerik wajah) yang dibuat di perangkat untuk proses pencocokan identitas.

Kamera hanya diaktifkan ketika pengguna membuka fitur yang memerlukan verifikasi wajah dan akan berhenti digunakan setelah proses verifikasi selesai.

4.2 Tujuan Penggunaan

Data wajah digunakan secara eksklusif untuk:

  • Verifikasi identitas pegawai.
  • Verifikasi presensi kehadiran.
  • Passive Liveness Detection digunakan untuk membedakan wajah asli yang hadir secara fisik dari media seperti foto, video, layar perangkat, atau representasi lainnya yang dapat digunakan untuk mencoba mengelabui sistem presensi.
  • Pencegahan penyalahgunaan sistem presensi.

Data wajah tidak digunakan untuk pengenalan wajah di luar kebutuhan autentikasi dan presensi.

4.3 Face Embedding

Face embedding merupakan representasi matematis dari karakteristik wajah yang dihasilkan untuk keperluan pencocokan identitas pada saat presensi. Face embedding diproses dan disimpan hanya pada perangkat pengguna. Face embedding tidak pernah diunggah, disinkronkan, dicadangkan, ataupun dikirim ke server Kementerian Perhubungan maupun pihak ketiga. Face embedding hanya digunakan untuk memastikan bahwa pegawai yang melakukan presensi adalah pengguna yang telah terdaftar.

4.4 Penyimpanan Foto Wajah

Foto wajah yang digunakan selama proses presensi dikirim melalui koneksi terenkripsi (HTTPS) ke server milik Kementerian Perhubungan.

Server digunakan untuk:

  • pencatatan presensi;
  • kebutuhan audit;
  • investigasi apabila diperlukan;
  • peningkatan keamanan sistem.

4.5 Retensi

Setelah masa retensi berakhir, foto wajah dihapus secara permanen menggunakan prosedur penghapusan data yang berlaku dan tidak lagi digunakan untuk tujuan operasional.

4.6 Pembagian Data Wajah

Kami tidak menjual ataupun membagikan data wajah kepada pihak ketiga untuk tujuan pemasaran, periklanan, maupun komersial.

Kami tidak menggunakan layanan pengenalan wajah pihak ketiga, termasuk namun tidak terbatas pada AWS Rekognition, Google Vision, Azure Face API, Face++, ataupun layanan serupa.

Seluruh proses verifikasi wajah dilakukan menggunakan infrastruktur milik Kementerian Perhubungan.

5. Pembagian Informasi

Kami tidak akan membagikan informasi pribadi Anda kepada pihak ketiga, kecuali:

  • Dengan persetujuan eksplisit dari Anda
  • Untuk memenuhi kewajiban hukum atau perintah pengadilan
  • Untuk melindungi hak, properti, atau keamanan kami atau pengguna lain
  • Dalam rangka investigasi keamanan atau audit internal

6. Keamanan Data

Kami menerapkan berbagai langkah keamanan untuk melindungi informasi pribadi Anda:

  • Enkripsi data dalam transmisi dan penyimpanan
  • Enkripsi HTTPS/TLS untuk transmisi data wajah.
  • Data wajah yang disimpan pada server dilindungi menggunakan mekanisme enkripsi dan kontrol akses sesuai standar keamanan yang diterapkan oleh Kementerian Perhubungan.
  • Kontrol akses berbasis peran (Role-Based Access Control)
  • Autentikasi multi-faktor (Multi-Factor Authentication)
  • Pemantauan keamanan 24/7
  • Audit keamanan berkala
  • Pencatatan audit terhadap akses data wajah.
  • Pelatihan keamanan untuk staf
  • Backup data yang aman dan teratur

7. Penyimpanan dan Retensi Data

Data pribadi Anda disimpan di server yang dikelola oleh Kementerian Perhubungan Republik Indonesia. Kami akan menyimpan data selama:

  • Periode yang diperlukan untuk menyediakan layanan
  • Memenuhi kewajiban hukum dan regulasi
  • Foto wajah disimpan selama periode retensi atau hingga proses audit selesai sesuai kebijakan retensi data organisasi.
  • Face embedding tidak disimpan di server dan hanya berada pada perangkat pengguna selama aplikasi masih digunakan. Face embedding akan terhapus apabila data aplikasi dihapus atau aplikasi dihapus dari perangkat.
  • Pengguna juga dapat menghapus face embedding dengan menghapus data aplikasi sesuai mekanisme sistem operasi.
  • Periode retensi yang ditetapkan oleh kebijakan organisasi

Setelah periode retensi berakhir, data akan dihapus secara aman sesuai dengan standar keamanan yang berlaku.

8. Hak-Hak Anda

Sebagai pengguna layanan Digital Office, Anda memiliki hak untuk:

  • Mengakses informasi pribadi yang kami simpan
  • Meminta koreksi data yang tidak akurat
  • Meminta penghapusan data (dengan pertimbangan hukum)
  • Membatasi pemrosesan data
  • Meminta portabilitas data
  • Pengguna dapat meminta informasi mengenai pemrosesan data wajah sesuai ketentuan hukum yang berlaku.
  • Mengajukan keberatan terhadap pemrosesan data
  • Mengajukan keluhan kepada otoritas yang berwenang

9. Cookies dan Teknologi Pelacakan

Kami menggunakan cookies dan teknologi serupa untuk:

  • Mengingat preferensi pengguna
  • Meningkatkan keamanan sesi
  • Menganalisis penggunaan layanan
  • Menyediakan fitur yang dipersonalisasi

Anda dapat mengatur browser untuk menolak cookies, namun hal ini dapat mempengaruhi fungsionalitas layanan.

10. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan akan diberitahukan melalui:

  • Pemberitahuan di website Digital Office
  • Email kepada pengguna terdaftar
  • Notifikasi dalam aplikasi

Penggunaan berkelanjutan layanan setelah perubahan berlaku dianggap sebagai persetujuan terhadap kebijakan yang diperbarui.

11. Kontak dan Pertanyaan

Jika Anda memiliki pertanyaan, keluhan, atau permintaan terkait Kebijakan Privasi ini, silakan hubungi kami:

Alamat Kantor

Jl. Medan Merdeka Barat No. 8, Jakarta 10110

Email

pusdatin@kemenhub.go.id

IT Helpdesk

+62 823-1222-5100

Kami akan merespons pertanyaan Anda dalam waktu 5 (lima) hari kerja.

12. Penutup

Kebijakan Privasi ini merupakan bagian integral dari penggunaan layanan Digital Office. Dengan menggunakan layanan kami, Anda dianggap telah membaca, memahami, dan menyetujui semua ketentuan dalam kebijakan ini.

Kami berkomitmen untuk melindungi privasi dan keamanan informasi pribadi Anda sesuai dengan standar keamanan yang tinggi dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Kembali ke Beranda